Les frais de véhicule d’un professionnel de santé peuvent représenter un poste de dépenses important. Infirmiers effectuant des tournées à domicile, médecins se déplaçant chez leurs patients, kinésithérapeutes réalisant des soins à domicile… les kilomètres professionnels peuvent rapidement s’accumuler.
Lorsque vous exercez en BNC au régime de la déclaration contrôlée, les frais liés à l’utilisation de votre véhicule professionnel peuvent, sous certaines conditions, être pris en compte pour déterminer votre bénéfice imposable.
Mais faut-il utiliser le barème kilométrique ou déduire les frais réels du véhicule ? Et quelles dépenses peut-on réellement déduire ?
Quels frais de véhicule pour un professionnel de santé ?
La première étape consiste à distinguer les déplacements réalisés dans le cadre de l’activité professionnelle des déplacements privés.
Pour un professionnel de santé, il peut notamment s’agir des déplacements réalisés :
- pour effectuer des visites ou des soins au domicile des patients ;
- entre différents lieux d’exercice ;
- pour se rendre à certaines formations professionnelles ;
- pour acheter du matériel nécessaire à l’activité ;
- pour effectuer certaines démarches directement liées à l’activité professionnelle.
La situation des trajets entre le domicile et le lieu de travail doit être examinée plus précisément, car leur déductibilité répond à des règles particulières.
Dans tous les cas, le professionnel doit être en mesure de justifier la réalité, le nombre et le caractère professionnel des kilomètres retenus.
Le barème kilométrique : comment fonctionne-t-il ?
Pour les professionnels relevant des BNC, il est possible, sous certaines conditions, d’utiliser le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale pour évaluer les frais liés à l’utilisation professionnelle d’un véhicule.
Le calcul dépend notamment :
- du nombre de kilomètres professionnels parcourus dans l’année ;
- de la puissance fiscale du véhicule.
L’intérêt du barème est qu’il évite de comptabiliser individuellement une grande partie des dépenses liées au véhicule.
Il intègre notamment la dépréciation du véhicule, les frais courants d’entretien et de réparation, les pneumatiques, le carburant et l’assurance.
Pour un professionnel de santé qui effectue de nombreux déplacements, cette méthode peut donc être relativement simple à utiliser.
Qu’en est-il des frais réels ?
L’autre approche consiste à prendre en compte les dépenses réellement supportées pour le véhicule, selon les règles applicables à la situation du professionnel et du véhicule.
Il peut notamment s’agir :
- du carburant ;
- de l’assurance ;
- de l’entretien et des réparations ;
- des pneumatiques ;
- de certaines dépenses directement liées au véhicule ;
- et, selon la situation, de charges relatives à la détention ou au financement du véhicule.
Lorsque le véhicule est utilisé à la fois pour l’activité professionnelle et à titre personnel, seule la quote-part correspondant à l’utilisation professionnelle peut être retenue.
Cette méthode suppose donc un suivi plus détaillé des dépenses et la conservation des justificatifs correspondants.
Barème kilométrique ou frais réels : que choisir ?
Il n’existe pas une méthode systématiquement plus avantageuse que l’autre.
Le choix dépend notamment :
- du nombre de kilomètres professionnels parcourus ;
- du prix et de l’âge du véhicule ;
- de sa puissance fiscale ;
- de sa consommation ;
- des dépenses d’entretien ;
- de son mode de financement ;
- de la proportion d’utilisation professionnelle.
Prenons deux situations très différentes.
Une infirmière libérale qui effectue chaque jour une tournée importante au domicile de ses patients peut parcourir plusieurs milliers de kilomètres professionnels par an.
À l’inverse, un ostéopathe qui reçoit presque exclusivement ses patients dans son cabinet peut effectuer relativement peu de déplacements professionnels.
Le traitement optimal des frais automobiles ne sera donc pas nécessairement le même.
C’est pourquoi il peut être intéressant de réaliser une simulation avant de choisir la méthode retenue.
Le traitement des frais de véhicule d’un professionnel de santé dépend notamment de son kilométrage, de son véhicule et de ses conditions d’exercice.
Peut-on déduire le carburant en plus des indemnités kilométriques ?
C’est une erreur fréquente.
Lorsque le professionnel utilise le barème kilométrique, le carburant fait déjà partie des dépenses prises en compte dans le calcul forfaitaire.
Il n’est donc pas possible de calculer les indemnités kilométriques puis d’ajouter une deuxième fois les factures de carburant correspondantes.
Le même principe concerne notamment plusieurs dépenses déjà couvertes par le barème, comme l’entretien ou l’assurance.
Certaines dépenses non comprises dans le barème peuvent en revanche être prises en compte séparément lorsqu’elles présentent un caractère professionnel et que les conditions de déduction sont respectées.
C’est notamment le cas, dans certaines situations, des frais de stationnement et de péage.
Comment justifier ses kilomètres professionnels ?
L’utilisation du barème kilométrique ne dispense pas de justificatifs.
Le professionnel doit pouvoir expliquer comment le nombre de kilomètres professionnels déclaré a été déterminé.
Il est donc recommandé de conserver un suivi permettant de reconstituer les déplacements professionnels : agenda professionnel, tournée des patients, relevé des déplacements, applications de suivi kilométrique ou tout autre élément cohérent avec l’activité exercée.
Cette question est particulièrement importante pour les professions réalisant de nombreux déplacements à domicile.
Pour une infirmière libérale, par exemple, le kilométrage déclaré doit rester cohérent avec les tournées effectivement réalisées.
Et si le véhicule est électrique ?
Les véhicules électriques bénéficient d’un traitement spécifique dans le barème kilométrique.
Le montant des frais de déplacement calculés à partir du barème kilométrique est majoré de 20 % pour les véhicules exclusivement électriques.
Cette particularité doit donc être prise en compte lorsqu’un professionnel de santé envisage l’achat ou l’utilisation d’un véhicule électrique pour ses déplacements professionnels.
Il ne faut toutefois pas choisir un véhicule uniquement en fonction de son traitement fiscal : le coût global du véhicule, son financement et son utilisation réelle doivent également être étudiés.
Achat, crédit ou location du véhicule : quelles conséquences ?
Le choix entre acheter, financer ou louer son véhicule peut également avoir des conséquences comptables et fiscales.
Un véhicule acheté personnellement et utilisé dans le cadre professionnel ne sera pas nécessairement traité de la même manière qu’un véhicule inscrit au patrimoine professionnel.
De même, un véhicule financé à crédit, en location avec option d’achat ou en location longue durée nécessite une analyse adaptée.
Il est donc préférable d’étudier le mode de financement avant l’acquisition du véhicule, plutôt que d’attendre la clôture de l’exercice pour s’interroger sur son traitement fiscal.
Une dépense professionnelle n’est pas une dépense gratuite
La déduction d’une dépense réduit le bénéfice imposable. Elle ne signifie pas que l’administration fiscale rembourse le coût du véhicule.
Dépenser 1 000 € uniquement pour obtenir une économie fiscale n’est donc généralement pas une stratégie pertinente.
L’objectif consiste plutôt à identifier correctement les dépenses nécessaires à l’activité et à appliquer le traitement fiscal correspondant.
ACODEX accompagne les professionnels de santé libéraux
Chez ACODEX, nous accompagnons les professionnels de santé libéraux dans la gestion comptable et fiscale de leur activité : infirmiers, médecins, kinésithérapeutes, ostéopathes et autres professionnels exerçant en libéral.
Au-delà de l’établissement de la déclaration fiscale, nous pouvons étudier avec vous vos dépenses professionnelles et notamment vos frais de véhicule, afin d’appliquer une méthode adaptée à votre situation.
Le cabinet ACODEX est situé à Veauche, dans la Loire, et accompagne notamment des professionnels installés à Veauche, Andrézieux-Bouthéon, Saint-Galmier, Saint-Just-Saint-Rambert, Montbrison et plus largement dans la Plaine du Forez.
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